MIT ECODMS IN DIE ZUKUNFT DER DIGITALISIERUNG

VORTEILE EINES DMS

Der Einsatz eines digitalen DMS öffnet Tür und Tor, um von zahlreichen Vorteilen zu profitieren. Dies ist vor allem der Tatsache geschuldet, dass sämtliche Dokumente allen berechtigten Mitarbeitern zentral zur Verfügung stehen.

Werden hingegen Dokumente papierbasiert aufbewahrt, kann immer nur ein Mitarbeiter auf diese zugreifen. Apropos zugreifen: Eine papierbasierte Ablage kann noch so gut organisier t sein. Dennoch müssen Mitarbeiter in Aktenordnern, Hängeregistern oder Ähnlichem suchen. Wenn dann das gewünschte Dokument gefunden und aus der Ablage entnommen wurde, ist es für alle anderen nicht verfügbar.

Bei einem DMS hingegen genügt die Eingabe eines Suchbegriffs und das Dokument wird sofort angezeigt, und zwar unabhängig davon, ob es jemand anderer zeitgleich aufgerufen hat. Alle Dokumente sind lesbar und sicher aufbewahrt. Zudem lässt sich jede Änderung lückenlos nachvollziehen. Das hilft nicht nur, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern optimiert gleichzeitig die Arbeit im Unternehmen. Mehrere Nutzer können parallel und zudem ortsunabhängig auf die jeweils aktuelle Version zugreifen, wodurch unnütze und teure Doppelarbeit vermieden wird.

In einem DMS sind sämtliche Dokumente und Informationen zentral vereint. Dort können Sie schnell gefunden und per Mausklick angezeigt werden. Das Suchen in Aktenordnern, E-Mail-Postfächern oder in der Ablage von Kollegen entfällt.

Ein DMS bringt zahlreiche Funktionen mit, die die Arbeit an und mit Dokumenten massiv vereinfacht. Dabei sind die am Markt verfügbaren Systeme mittlerweile intuitiv bedienbar, sodass deren Einführung keine Wochen oder gar Monate dauert.

WARUM ECODMS ZUM ARCHIVIEREN?

EFFIZIENZ DURCH EINFACHHEIT UND HOHE FLEXIBILITÄT

ecoDMS

ecoDMS ist der Standard für eine einfache, langfristige, revisionskonforme und plattformunabhängige Archivierung aller Dokumente. Die Software räumt den Schreibtisch auf und bringt Ordnung ins Büro. Aktenordner und der allgemeine Papierverbrauch können mit diesem Dokumenten-Management-System auf ein Minimum reduziert werden.

ecoMAILZ

ecoMAILZ archiviert automatisch alle ein- und ausgehenden E-Mails inklusive deren Anhänge beim Eintreten auf dem Mailserver. Über den plattformunabhängigen Webclient haben Sie ?

ecoWorkflow

Mit ecoWorkflow können beliebige Prozesse ohne Programmierkenntnisse schnell und einfach automatisiert werden. Die moderne Workflow-Lösung erlaubt es Prozesse ganz einfach grafisch zu modellieren und die dazugehörigen Benutzeroberflächen individuell zu konfigurieren.

ecoWORKZ

Erweitern Sie Ihr ecoDMS um eine smarte und effiziente Lösung zur dokumentenbasierten Zusammenarbeit und Automatisierung von Abläufen. Der standortunabhängige Zugriff auf geschäftsrelevante Prozesse und Daten gewinnt in der heutigen Zeit immer mehr an Bedeutung. Die modernen Kommunikations- und Arbeitswege sind inzwischen für viele Betriebe existentiell notwendig.

WIE KANN ECODMS DEINEM UNTERNEHMEN HELFEN?

Leistungsstärkstes und günstigstes Dokumenten-Management-System der Welt

Die Software vereint alle Dokumente und Informationen in einem zentralen, elektronischen Archiv. Papierunterlagen und digitale Dokumente können mit ecoDMS archiviert, verwaltet und wiedergefunden werden. Zum Speichern der Dokumente enthält ecoDMS vielfältige Funktionen, wie z.B.:

– E-Mailarchivierung aus den gängigen E-Mailprogrammen per Plugin
– Dokumentenarchivierung aus den gängigen Office-Programmen per Plugin
– Archivierung aus beliebiger, druckfähiger Drittsoftware via PDF/A-Drucker
– Blitzschnelle Ablage von nahezu allen Dateien per Drag & Drop
– Digitalisierung von Papierdokumenten mittels herkömmlichen Dokumentenscanner
– Direkte Archivierung vom Smartphone und Tablet aus per Webclient

In der digitalen Welt und den damit verbundenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen erhält die elektronische Archivierung und die damit verbundene Digitalisierung einen immer höheren Stellenwert. Die ecoDMS GmbH aus Aachen bietet plattformunabhängige Software zur Digitalisierung, Archivierung, Verwaltung und Automatisierung mit einem fairen Preis-Leistungsverhältnis und einer benutzerfreundlichen Bedienung an.

Dokumenten-Management-System

DSGVO und GoBD konformes archivieren aller relevantenUnterlagen, zur Verbesserung und Vereinfachung dertäglichen Arbeitsabläufe im Unternehmen

FEATURES

– sicher archivieren
– einfach verwalten
– blitzschnell finden
– Revisionskonform (GoBD, DSGVO)
– Windows, Linux, NAS, MacOS
– PC, Smartphone, Tablet

Automatische E-Mailarchivierung

Erfüllung der gesetzlichen Auflagen zur Archivierung aller relevanten E-Mails und den Ausschluss von nicht zu archivierenden E-Mails

FEATURES

– Alle E-Mails & Anhänge
     – automatisch archivieren
     – schnelles auffinden
– Posteingang und Postausgang
– Gesetzeskonform (DSGVO, GoBD)

Abläufe in ecoDMS automatisieren

Wiederkehrende einfache Abläufe automatisieren und dadurch Zeit sowie Geld zu sparen

FEATURES

– Kenntnisnahme & Freigabe
     – von Dokumenten, Bsp. Rechnungen, BWAs etc.
– Videochat
     – dokumentenbasierte Zusammenarbeit
– Import in ecoDMS
     – Dateien
     – E-Mails

Geschäftsprozesse automatisieren

Individuelle und komplexe Abläufe und Geschäftsprozesse automatisieren. Individuell anpassbar

FEATURES

– Offenes, individuell konfigurierbares Workflow-System
– Automatisierung von Geschäftsprozessen
– Webbasiert und plattformunabhängig für PC, Smartphone, Tablet
– Unternehmensspezifisch modellieren & konfigurieren
– Beliebige Systeme anbinden

ecoDMS – ein Mehrwert für alle

Dein digitales Archiv – wo immer Du es benötigst

Dein digitales Archiv – wo immer Du es benötigst

DER MEHRWERT FÜR DEINE ARBEIT UND DIE DER MITARBEITER

Modern

Als Client-Server-System bildet der ecoDMS Server die Grundlage der gesamten Archivlösung. Mit Server ist bei ecoDMS aber keine Hardware, sondern eine Software gemeint. Dieser komponentenbasierte Process Server von ecoDMS ermöglicht die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit des Systems.

Flexibel

Die serviceorientierte Architektur (SOA) sorgt zudem dafür, dass sich bestehende IT-Infrastrukturen an den geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens modular und flexibel ausrichten lassen. So kann ecoDMS exakt mit den eigenen Strukturen, Konfigurationen und Berechtigungen versehen werden. Alle Daten und Informationen werden revisionskonform in einer postgre SQL-Datenbank und in Containern gespeichert.

Sicher

Es werden keine Informationen auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder „einfach manipulierbar“ auf dem Dateisystem gespeichert. Das gesamte System befindet sich dort, wo Sie es installiert haben. ecoDMS verfügt über unendliches Speichervolumen. Den tatsächlichen Speicherplatz gibt nämlich Ihre technische Systemumgebung vor.

Entwickler-Schnittstelle für ecoDMS

Speziell für Entwickler gibt es diese optionale Schnittstelle. Mit dem ecoDMS API Rest Service können CRM Systeme, eine Warenwirtschaft oder andere externe Programme via Programmierung direkt an ecoDMS angeschlossen werden. Über die API sind die grundlegenden Funktionen des ecoDMS Servers ansprechbar.

– Schnittstelle für Programmierer
– ecoDMS an Drittsysteme anschließen
   z.B. CRM, Warenwirtschaft usw.
– API Rest Service
– Eigene Funktionsaufrufe erstellen
– Zugriff auf grundlegende DMS-Server-Funktionen

SCHNITSTELLEN ZUR VERBESSERUNG DER PRODUKTIVITÄT UND INTEGRATION IN DAS UNTERNEHMENSFELD

JETZT VOM OFFIZIELLEN ECODMS QUALIFIED RESELLER BERATEN LASSEN